Dịch vụ hoàn tất đơn hàng – Chìa khóa cho thương mại điện tử (Phần 2)

1. Dịch vụ lưu kho và bảo quản (Storage and Warehousing)

Các công ty hoàn tất đơn hàng sẽ lưu trữ sản phẩm trong kho cho đến khi có đơn đặt hàng. Các trang thiết bị phục vụ lưu trữ và bảo quản cần được chuẩn bị cho những hàng hóa nhanh bị hỏng, yêu cầu bảo quản lạnh, hàng hóa nhạy cảm với thay đổi nhiệt độ yêu cầu hệ thống điều hòa hoặc máy sưởi (như các loại hóa chất dễ phát nổ khi quá nóng hoặc quá lạnh), hoặc những phương tiện bảo quản chuyên biệt cho các thiết bị. Các dịch vụ hoàn tất đơn hàng của bên thứ ba thường tính phí lưu kho dựa trên yêu cầu xử lý đặc biệt của từng loại sản phẩm.

Hệ thống kho của Trung tâm hoàn tất đơn hàng của Amazon

2. Quản lý danh mục hàng tồn kho (Inventory control)

Bên cạnh việc lưu trữ, bảo quản, các công ty hoàn tất đơn hàng cần nắm được tình trạng của hàng hóa trong kho để cân đối với số lượng đơn hàng và sản phẩm tồn kho để có phương án phối hợp với chủ hàng. Điều này đảm bảo sự sẵn sàng của hàng hóa và tính chính xác, kịp thời cho việc xử lý đơn hàng. Tiêu biểu như trường hợp của Crystal Creek, hãng vận tải này duy trì việc công khai và cập nhật danh mục hàng tồn kho khi hàng hóa được vận chuyển trên hệ thống website của mình.

3. Dịch vụ “Thu gom và đóng gói” (Pick and Pack services)

Thu gom và đóng gói là công đoạn lựa chọn những sản phẩm sẵn có trong kho hàng của nhà cung cấp dịch vụ hoàn tất đơn hàng để chuẩn bị sẵn sàng cho vận chuyển. Tại đây có một đội ngũ nhân viên được biết đến là những “nhân viên thu gom” có nhiệm vụ nhận đơn hàng chuyển đến, sau đó đến những gian, kệ chứa hàng của từng loại mặt hàng riêng biệt trong kho và chuẩn bị hàng hóa để vận chuyển. Sau khi “nhân viên thu gom” đã lựa chọn sản phẩm đúng theo đơn hàng, một nhân viên khác –“nhân viên đóng gói” – sẽ phụ trách việc kiểm kê và đóng gói, dán nhãn địa chỉ chuyển hàng, có thể bao gồm cả danh mục hàng hóa.

Danh mục hàng hóa để xác nhận chính xác nội dung của đơn hàng không phải lúc nào cũng cần thiết. Một số phương pháp khác như hệ thống đèn báo thu gom hàng (Pick to Light system) cho phép thu gom chính xác sản phẩm theo đơn hàng. Những biện pháp mới này sẽ giúp gia tăng hiệu suất công việc. Tuy nhiên, cách thức tổ chức hệ thống thu gom đơn hàng rất đa dạng, dựa trên quy mô số lượng và chủng loại hàng hóa trong kho.

4. Giao hàng (Shipping)

Rất hiếm khi một công ty hoàn tất đơn hàng tự mình cung cấp dịch vụ vận chuyển, nhưng kể từ khi thương mại điện tử bùng nổ, dịch vụ chuyển phát cũng dần được tích hợp vào dịch vụ hoàn tất đơn hàng. Trong hầu hết các trường hợp, các công ty thường thuê ngoài dịch vụ của các công ty chuyển phát. Tuy nhiên, với khối lượng vận chuyển lớn, các công ty hoàn tất đơn hàng thường có thể thương lượng với các nhà chuyển phát lớn (DHL, FedEx, USPS…) để được hưởng chiết khấu nhiều hơn so với những nhà bán lẻ quy mô nhỏ.